Оформлення наказів з особового складу на підприємстві

Розрахунок заробітної плати та кадрового адміністрування  >>
 

Кадрова документація на підприємстві відіграє дуже важливу роль. Значний масив кадрової документації становлять накази з особового складу. На практиці уявна простота ведення кадрових наказів викликає безліч запитань, пов'язаних із правильністю їх оформлення. Який загальний порядок оформлення наказів з особового складу, як їх нумерувати і реєструвати, та які строки їх зберігання? Про все це ви дізнаєтеся з даної статті.
 

Також читайте про Всі нюанси добровільного страхування співробітників
 

Загальний порядок оформлення наказів з особового складу

Порядок ведення кадрового діловодства регулюється нормативно-правовими актами з питань трудового законодавства, постановами Кабінету міністрів України тощо, а також внутрішніми розпорядчими документами підприємства (колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, інструкцією з діловодства та ін.). Ведення кадрового діловодства на підприємстві являє собою трудомісткий і тривалий процес, при якому необхідно враховувати постійні зміни чинного законодавства про працю. Чинне законодавство України про працю вимагає від кадровика оформлення певного обсягу документів, різноманітних як за формою, так і за змістом, що відображають різні аспекти трудових відносин з працівниками.

Накази з особового складу – одна з основних складових кадрового документообігу будь-якого підприємства. Вони є не лише розпорядчими документами, а і документами первинного обліку. Вони фіксують факт оформлення (припинення) трудових відносин та є підставою для нарахування заробітної плати, тому їх потрібно оформляти в суворій відповідності з вимогами чинного законодавства. В даній статті ми зупинимося на правилах оформлення саме цієї складової кадрового документообігу.

Накази з особового складу (накази з кадрових питань, кадрові накази) – це група наказів стосовно кадрових аспектів роботи підприємства. Кадрові накази мають певні особливості. Їх видають, реєструють, формують у справи та зберігають окремо від наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань. До наказів з особового складу належать накази:

• про прийняття на роботу (призначення на посаду);
• переведення (переміщення) на іншу роботу (посаду);
• звільнення (припинення трудового договору);
• суміщення посад (професій), тимчасове виконання обов’язків відсутнього працівника;
• зміни особистих даних працівника (прізвища тощо);
• надання відпусток;
• відрядження;
• заохочення (преміювання);
• накладення дисциплінарного стягнення;
• матеріальну допомогу.

Слід пам’ятати, що більшість кадрової документації оформляється з використанням типових форм, кожна з яких має затверджені правила оформлення. Під час оформлення кадрових наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу, надання відпустки і звільнення, слід використовувати типові форми, затверджені Наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.08р. №489. Якщо ж ви використовуєте власні форми наказів, то вони повинні містити всі реквізити, передбачені типовими формами.

Зміст наказу (розпорядження) має чітко відповідати умовам трудового договору, укладеного між працівником та роботодавцем. Залежно від змісту наказу розрізняють прості (індивідуальні) накази з кадрових питань, які містять відомості про управлінську дію щодо одного працівника та складні (зведені) накази з кадрових питань, які стосуються кількох працівників. Зведені накази доцільно готувати на великих підприємствах. Існує єдине правило: готуючи зведені кадрові накази, потрібно враховувати строки їх зберігання. Не дозволяється зводити в один документ накази довготривалого та тимчасового строку зберігання. Наприклад, одним наказом можна прийняти на роботу працівника, перевести його на іншу посаду, звільнити та надати відпустку по догляду за дитиною. Однак додати до цього ж наказу надання працівнику щорічної відпустки і відпустки у зв’язку з навчанням вже не можна, адже інформація про такі відпустки має зберігатися 5 років. Детальніше про строки зберігання ми розглянемо далі в нашій статті.

До оформлення тексту наказів з особового складу ставляться підвищені вимоги, оскільки правильне й чітке їх формулювання гарантує трудові права працівників. Передусім застосовувані в тексті формулювання мають відповідати КЗпП України та іншим нормативним актам. У наказах не повинно бути помилок та виправлень. У тексті кадрових наказів констатуюча частина може бути відсутня. Розпорядча частина розпочинається ключовими словами «ПРИЗНАЧИТИ:», «ПРИЙНЯТИ:», «ПЕРЕВЕСТИ:», «ЗАРАХУВАТИ:», «НАДАТИ:», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:», «ЗВІЛЬНИТИ:», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ:», які, згідно з Національним стандартом України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 07.04.03р. №55, оформляють великими літерами від межі лівого берега, а після них ставлять двокрапку.

Оскільки накази при прийняття на роботу та переведення на іншу посаду є підставою для внесення запису до трудової книжки про трудову діяльність працівника, то назви посад, робіт (професій) у таких наказах мають чітко відповідати назвам посад, робіт (професій), зазначеним у Класифікаторі професій.

Підставами для видання кадрових наказів є службові документи підприємства (заяви, подання та доповідні записки безпосередніх керівників, копії особистих документів працівників тощо).

Обов’язковою є наявність підписів керівника організації й працівника, відносно якого виданий наказ та віз погодження інших відповідальних осіб. Тому не забувайте ознайомлювати працівників з кадровими наказами, щодо яких вони видаються. На індивідуальному наказі можна оформити окрему відмітку для ознайомлення, до зведеного наказу зазвичай додають аркуш ознайомлення з наказом.

Нумерація наказів з особового складу

Нумерація наказів з особового складу немає чітко встановлених законодавством норм. Кожен має право встановлювати власну нумерацію наказів. Але при цьому повинна дотримуватись одна умова: цілісність ряду нумерації. Особливості нумерації (індексації) наказів з особового складу визначаються інструкцією з діловодства, затвердженою на підприємстві, яка регламентує, зокрема, порядок реєстрації і присвоєння номерів (індексів) наказам.

Як відомо, складовим елементом реєстраційного індексу службового документа в журналі чи іншій реєстраційні формі (картотеці, базі даних тощо) є порядковий номер у межах одного діловодного року. Тобто, починаючи з першого робочого дня нового року запис у кожній реєстраційній формі, зокрема журналі (книзі), починайте з номера 1.

За рішенням підприємства, до складу номеру (реєстраційного індексу) документа, окрім порядкового номеру, для різних за змістом кадрових наказів можна включати умовні буквені позначення, оформляючи їх через дефіс.

Для нумерації окремих груп наказів з особового складу можна використовувати такі умовні буквені позначення:

• К (кадри), ВК (відділ кадрів), П (персонал), Ш (штат) – прийняття на роботу, переведення (переміщення) на іншу роботу (посаду), звільнення з роботи, суміщення посад, тимчасове виконання обов’язків відсутнього працівника, зміни особистих даних працівника тощо.
• З – заохочення (якщо групуються окремо);
• В – надання відпусток;
• ВД – відрядження;
• С – стягнення тощо.

Наприклад: №93-К, №5-ВК, №47-З, №4-В, №29-ВД. Нумерація наказів має бути суцільною. Не допускається така нумерація наказів - 1, 2, 3/1, 4, 5-в, 6... Нумерація наказів через похилу риску (/) може свідчити про помилку в реєстрації, або ж про реєстрацію наказів «заднім числом», що може кваліфікуватися, як підробка документів з усіма наслідками, що з цього випливають.

Отже, кожного нового діловодного року необхідно починати нову нумерацію. Якщо у новому діловодному році записи в журналі (книзі) реєстрації будуть продовжуватися, то реєстрацію наказів слід розпочинати з нової сторінки. Якщо у запровадженому у минулі роки журналі (книзі) реєстрації залишилося всього кілька чистих сторінок, яких буде недостатньо для реєстрації наказів упродовж цілого діловодного року, слід розпочати новий журнал (книгу).

Реєстрація наказів з особового складу

Оскільки наведені в статті групи кадрових наказів мають різні строки зберігання, їх необхідно зберігати окремо, а для реєстрації застосовувати різні журнали (книги) реєстрації.

Відповідно до ст.16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.12р. №578/5, накази з кадрових питань поділено на дві категорії: довготривалого строку зберігання — 75 років та тимчасового строку зберігання — 5 років.

Для систематизації наказів з особового складу на підприємстві мають вестися відповідні журнали (книги) реєстрації кадрових наказів, окремо – для наказів про відпустки та наказів про відрядження. Форми таких журналів не уніфіковані, тому ви можете розробити їх самостійно. Але оформлення журналів має бути дотримане: листи пронумеровані, журнал прошнурований, завірений підписом директора та скріплений печаткою підприємства. Відповідно до Листа Мінпраці «Про реєстрацію наказів щодо особового складу» від 19.10.05р. №09-487, книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та печаткою підприємства. Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності. Вона ведеться працівником кадрової служби, який готує і веде облік наказів з особового складу. Вилучення аркушів з книги не допускається. Записи в книзі повинні відповідати наявності наказів. Заповнення граф необхідно робити коротко відповідно до змісту наказу.

У кінці кожного року в журналі (книзі) реєстрації кадрових наказів вам необхідно робити підсумковий запис. Ви маєте зазначити, скільки документів зареєстровано в поточному році, вказати перший та останній номер наказів та їх дати. У підсумковому записі вам слід також зазначити помилки, допущені під час реєстрації (якщо номер документа пропущено або його зміст не відповідає заголовку, внесеному до журналу реєстрації, наприклад «Наказ №34 не видавався, номер пропущено через технічну помилку»). Тож перед тим, як робити підсумковий запис, слід уважно переглянути всі записи в журналі, щоб виявити можливі помилки. Окрім цього, у разі закінчення ведення журналу, про це слід зробити відповідний запис на титульній сторінці журналу. Усі реєстраційні журнали (книги) мають такий самий термін зберігання, як і самі документи, які в них реєструються.

Як видно зі статті, складання наказів з особового складу потребує знань трудового законодавства. Сподіваємося, що інформація, запропонована в цій статті, допоможе вам швидко, легко і, головне, правильно скласти та оформити будь-який кадровий наказ.

Пам’ятайте, ведення кадрових документів відповідно до встановлених норм забезпечує підприємству захист від штрафів і від трудових спорів з працівниками.

Перелік використаних нормативно-правових актів:

1. Кодекс законів про працю України, затверджений 10.12.71р.
2. «Класифікатор професій ДК 003:2010», затверджений 01.11.10р.
3. Наказ Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.08р. №489.
4. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту України від 12.04.12р. №578/5.
5. Національний стандарт України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затверджений наказом Держспоживстандарту України від 07.04.03р. №55.