Вся правда про можливості сервісів Office 365
Сергій Присяжнюк,
системний адміністратор BDO в Україні
Нині навряд чи вдасться знайти людину, яка була б так чи інакше пов’язана з бізнесом, і яка б не чула про служби Office 365. То що це таке — Office 365?
Office 365 — це комплексне рішення від Microsoft, яке дає змогу працювати не тільки з документами (замінюючи собою коробкові версії MS Office), але й дає можливість використовувати онлайн-сервіси, без яких у сучасному світі важко обійтися, якщо ви працюєте в малому або середньому бізнесі.
Раніше, коли не було сервісів Office 365 і подібних до них, компаніям доводилось обмежуватися малим набором інструментів для ведення бізнесу і використовувати, переважно, тільки стандартне програмне забезпечення MS Office, яке постачається на продаж у вигляді коробкових версій з обмеженим функціоналом і терміном підтримки. Тепер, на щастя, є різні хмарні сервіси, призначені допомогти в розвитку бізнесу, й безперечним лідером є Microsoft Office 365, повна заміна старому рішенню MS Office. Не зайвим буде розібратись у відмінностях і нововведеннях хмарних служб.
Перша й, мабуть, найголовніша відмінність Office 365 полягає в тому, що його функціональні можливості можна використовувати на різних пристроях, таких як робочі станції на Windows або Mac OS, домашні комп’ютери або смартфони під управлінням IOS, Android.
Друга відмінність — з Office 365 користувач завжди буде мати останню версію програмного забезпечення на своєму пристрої. Постійний доступ до свіжої версії Office означає не тільки можливість використовувати останні версії, а також мати всі актуальні патчі безпеки й постійну технічну підтримку з боку фахівців Microsoft !
Третя важлива відмінність — доступ до онлайн-версії, яка надає можливості сервісів Office 365. Це дає змогу працювати з програмами, включеними до складу пакету Office 365, навіть не встановлюючи програми на комп’ютер / смартфон, а використовуючи будь-який сучасний браузер, оскільки основний функціонал програм буде доступний в режимі online. Використовуючи всі можливості, користувач стає надзвичайно мобільним і має доступ до своїх даних практично скрізь, де є інтернет.
Але є ще одна відмінність — розширена функціональність Office 365. Донедавна можливість використовувати подібні рішення була доступна лише порівняно великим компаніям, які можуть вливати значні фінанси в розвиток власної інфраструктури. А тепер ці послуги можна придбати буквально, як люблять говорити в Microsoft, за ціною чашки кави. Це й електронна пошта із загальними календарями, базовий сервіс, необхідний для роботи будь-якої організації. Це й корпоративний портал із загальнодоступними даними, який забезпечує спільну роботу з документами, і ведення блогів та внутрішнє спілкування працівників, поряд з можливостями проводити онлайн-семінари для розвитку працівників. Такі можливості особливо оцінені в невеликих компаніях, які розподілені географічно.
І нарешті, в Office 365 є такий корисний компонент, як Teams. Це рішення приходить на заміну Skype for Business і дає змогу здійснювати не лише дзвінки або обмінюватися повідомленнями. За допомогою Teams можна проводити презентації для багатьох інших користувачів — з демонстрацією екрану тощо. Водночас до корпоративного облікового запису можна підключати ще й зовнішніх користувачів за звичайним посиланням, проводити для них презентації та семінари, записувати сесії, робити спільні нотатки для учасників. Усе це помітно спрощує й здешевлює як внутрішні, так і зовнішні комунікації.
Безперечним плюсом буде наявність персонального сховища даних об’ємом один терабайт у хмарі для кожного користувача з наявністю ліцензії Office 365. Також дуже зручним і продуктивним інструментом для колективної роботи є MS Sharepoint Online. Основні переваги цього продукту:
- Пошук за вмістом сайтів
- Безпечне загальне сховище документів
- Дозволи на рівні документів
- Можливість створення сайтів користувачів
- Готові шаблони для створення сайтів
Вагомим аргументом на користь переходу до хмарних служб Office 365 для компаній також може стати міграція локальних поштових серверів у хмару. Це забезпечить набагато вищу продуктивність персоналу й безпрецедентний рівень надійності та доступності. Коротко з плюсів можна виділити такі пункти:
Підсумовуючи, можна зробити висновок про те, що коробкова версія Microsoft Office нині є вкрай обмеженим рішенням і надає лише базові можливості роботи з електронними документами. Тоді як Office 365 пропонує набагато ширші можливості щодо роботи з даними, розширюючи базові функції за допомогою таких можливостей, як колективна робота з даними, аналітика, онлайн-збори, корпоративні портали, персональне сховище хмар і ще багато інших корисних функцій, без яких сучасному бізнесу просто не обійтися.