• Переосмислення функції фінансових служб майбутнього: вісім загальних чинників змін
Публікація:

Переосмислення функції фінансових служб майбутнього: вісім загальних чинників змін

01 березня 2021

COVID-19 змусив багатьох фінансових лідерів переглянути фінансову операційну модель і задуматися над тим, як «гарантувати успіх» цієї функції. Як переосмислення функції фінансових служб може сприяти подальшому успіху вашого бізнесу на етапі, коли підприємства адаптуються до віддалених умов роботи і мінливих бізнес-моделей?

З детальнішою інформацією про «Переосмислення функції фінансових служб майбутнього» можна ознайомитися нижче:


У цій статті ми розглянемо деякі основні чинники і переваги аутсорсингу елементів вашої фінансової і бухгалтерської функції бек-офісу.

 

1. Зміни в бізнес-діяльності — засновуючи підприємство, ви відчуваєте швидке зростання, реструктуризацію або поступове скорочення масштабів?

Життєвий цикл майже кожного бізнесу зазвичай складається з періодів зростання і скорочення витрат. У той час як COVID-19 негативно вплинув на графік роботи багатьох підприємств, внаслідок чого бізнес довго і повільно відновлюється, багато підприємств відчувають високий попит на спеціалізовані товари або послуги. Так чи інакше, швидке збільшення або зменшення масштабів діяльності створює проблеми для фінансових функцій, які порівняно обмежені з точки зору кадрового потенціалу. Системи й процеси також можуть бути призначені для функціонування в межах встановлених робочих кордонів.

Для зниження цього ризику, ви маєте враховувати той факт, що в аутсорсингових постачальників бухгалтерських послуг є можливість необмежено надавати послуги відповідно до цілей вашого бізнесу — навіть щоквартально або щомісячно. Незалежно від того, чи є ваш бізнес новим або тим, що вже існує, ви зможете дістати доступ до інформації, яка може виявитися недосяжною, якщо залежить від набору внутрішніх ресурсів. Така необмеженість може бути особливо важливою, оскільки всі підприємства прагнуть підвищити стійкість, передбачаючи фінансові труднощі, а потім переорієнтуватися на довгострокове планування й роботу щодо реалізації нового бачення бізнесу.

 

2. Чи встигаєте ви за тенденціями бухгалтерського обліку й дотримання вимог? Хіба статті балансу не повністю узгоджені? Чи може ваша фінансова функція працювати на повну потужність віддалено?

Зараз не час відмовлятися від зобов'язань з бухгалтерського обліку й дотримання нормативних вимог. Крім підтримки своєчасного і обґрунтованого прийняття рішень (див. нижче), точна фінансова інформація буде важливою для доступу до нових видів фінансування, чи то державні кредити, чи то інші ваші наявні фінансові організації. Однак необхідність віддаленої роботи поставить під сумнів багато фінансових функції, що залежать від робочого місця або письмових дозволів. Ефективна віддалена робота вимагає наявності правильних фінансових і бухгалтерських технологій, а там, де фінансові функції не можуть працювати на повну потужність, і це, безумовно, вплине на строки виконання щоденних завдань бухгалтерського обліку й дотримання вимог. Навіть у нормальних умовах для внутрішніх фінансових груп може бути непросто укластися в терміни дотримання вимог, продовжуючи водночас виконувати повсякденні завдання. Ті, хто займається міжнародними угодами, стикаються з реальним ризиком значних штрафів, якщо не подадуть документи в строк відповідно до вимог тих країн.

Дистанційна робота не є проблемою для аутсорсингових постачальників послуг, чия модель ґрунтується на багатопозиційній діяльності. Хороші ресурси аутсорсера, як з точки зору людей, так і систем, дають йому можливість дотримуватися строків виконання вимог клієнтів і підтримувати безперервний облік і звітність навіть у періоди пікової активності.

 

3. Чи надається звіт з управління повільно або неадекватно? Чи узгоджені ключові показники ефективності, бюджети й прогнози зі стратегічними цілями бізнесу?

Затримки в підготовці ваших фінансових звітів, чи то через віддалену роботу, чи то через будь-яку іншу проблему, ускладнюють прийняття ефективних рішень командами з управління. У поточному швидко мінливому середовищі для бізнесу потрібні чіткі прогнози руху грошових коштів, інформація про ключові показники ефективності й звіти про виконання бюджету. Це життєво важливо для управління оборотним капіталом і зниження кредитного ризику. Якщо інформація з управління (ІУ) надходить недостатньо швидко або є неточною, управління бізнесом протягом поточного неспокійного періоду й потенційно стійкого спаду буде складним. Наявні зацікавлені сторони, зокрема банки й поточні інвестори, можуть втратити довіру до бізнесу, де є недоліки в отриманні інформації з управління.

В аутсорсингових постачальників бухгалтерських послуг є високоякісні системи й процеси, що забезпечують отримання точної та своєчасної фінансової інформації. Звіти з управління можуть бути адаптовані до конкретних потреб, гарантуючи, що в бізнес-лідерів є ключові показники ефективності та інша інформація, необхідна їм для ефективного управління операціями. Поряд з аутсорсингом обробки і комплаєнсом, вам також треба розглянути можливість використання досвіду ваших консультантів для підтримки планування, прогнозування, сценарного планування й стрес-тестування всіх видів діяльності, що додає цінність, особливо коли бізнес створює стійкість, а потім реалізує нові цілі після COVID-19.

 

4. Чи були останнім часом або ось-ось будуть серйозні зміни для команди фінансового відділу? Чи існує ризик заміни ключового персоналу в команді?

Управління людьми рідко буває простим процесом, а реструктуризація фінансової функції для реагування на зміни в бізнес-операціях може бути трудомісткою й дорогою. Створення стійкості в команді також може бути ускладнене, коли є обмеження бюджету, що визначають кількість штатного персоналу. Багато внутрішніх команд залежатимуть від певних ключових людей, які «знають, як все робиться» або мають певний досвід. COVID-19 вказав на необхідність зниження ризику залежно від ключових осіб для забезпечення безперебійної поточної діяльності.

Знову ж таки, це та сфера, де аутсорсинг фінансової функції може забезпечити рішення, а аутсорсингова послуга може бути скоригована відповідно до поточних потреб бізнесу. Ризик ключової особи може бути усунутий завдяки всебічним ресурсам і галузевому досвіду, на який може спиратися постачальник послуг.

 

5. Чи є процеси застарілими або неефективними? Ви не можете використовувати нові технології бухгалтерського обліку і як і раніше покладаєтеся на безліч ручних завдань і дублювання інформації?

Впровадження нових технологій може бути дорогим і підривним. Тому не дивно, що внутрішні фінансові команди можуть повільно інвестувати в нові IT-системи й процеси. На жаль, відмова від оновлення, зазвичай, означає велику залежність від завдань, які виконуються вручну, й окремих книг бухгалтерського обліку, а також дублювання діяльності. Це не тільки знижує ефективність, але й збільшує ризик як невинних помилок, так і навмисного шахрайства.

Аутсорсингові постачальники бухгалтерських послуг використовують кращі у своєму класі технології, системи й процеси — і, що важливо, можуть використовувати знання конкретного сектору або галузі для адаптації рішень до вашої бізнес-діяльності. Хмарні програми та інші цифрові інновації трансформували віддалений зв'язок, скоротили ручне втручання й підвищили швидкість і точність обробки рахунків.

Досить часто ми бачимо, що власники бізнесу й фінансові лідери не розуміють, як швидко і легко вони можуть отримати доступ до необхідної їм фінансової інформації та інформації з управління. За допомогою своїх консультантів ви не тільки зможете впроваджувати передові рішення, адаптовані до вашого бізнесу, але й зменшите ймовірність шахрайства, що допоможе вам поліпшити душевний спокій.

 

6. Чи працюєте ви з кількох локацій, наприклад у Великобританії або за кордоном, і чи може вище керівництво отримати віддалений доступ до систем та інформаційних панелей управління?

Віддалений доступ до систем та інформаційних панелей управління більше не є обов'язковим тільки для підприємств з кількома місцями розташування. COVID-19 неминуче спричинив віддалену роботу багатьох ключових працівників, наголосивши на необхідності впровадження правильної цифрової технології. Багато підприємств знайдуть рішення, які допоможуть їм пройти початкові стадії спалаху пандемії COVID-19 і підвищать стійкість до неї в середньостроковій перспективі. У довгостроковій перспективі, команди з управління можуть скористатися можливістю переосмислити, як їхній бізнес може і має працювати в майбутньому.

Як уже згадувалося раніше в цій статті, виконання глобальних зобов'язань щодо дотримання вимог є складним і трудомістким завданням. Маючи можливість користуватися по максимуму послугами консультантів, які пропонують централізовано скоординований підхід, застосовуючи знання місцевих, команд всередині країни, ви можете забезпечити дотримання всіх місцевих правил надання документації і одночасно прозорість дій і контроль над загальнокорпоративними зобов'язаннями щодо дотримання вимог та строків, де б ви не знаходилися.

Звернення до аутсорсингового постачальника послуг може бути кращим способом для забезпечення задоволення поточних і майбутніх потреб у бухгалтерському обліку й фінансовій звітності. У міру того як бізнес трансформується й реалізує бачення керівництва на наступному етапі свого розвитку, — надійність, гнучкість і віддалений доступ, що забезпечуються аутсорсинговою службою, можуть забезпечити високоякісне, але економічно ефективне рішення фінансової функції.

 

7. Чи розглядаєте ви можливість впровадження нового бухгалтерського програмного забезпечення або системи бухгалтерського обліку?

Впровадження нового програмного забезпечення або системи бухгалтерського обліку може бути масштабним процесом. Однак це може бути рекомендовано, наприклад, у тих випадках, коли бізнес платить значну ліцензійну плату за програмне забезпечення, яке йому насправді не потрібно. Багато МСП (малі та середні підприємства) успішно перейшли на модель «Програмне забезпечення як послуга» (SaaS) для отримання необхідної їм бухгалтерської підтримки. У BDO ми можемо допомогти вам оцінити, чи є ваше поточне бухгалтерське рішення правильним або що краще підійде вам.

Як постачальники аутсорсингових послуг, ми також можемо забезпечити придатність використання системи бухгалтерського обліку. Інвестуючи в нашу найкращу технологію, наш сервіс продовжує адаптуватися й реагувати на інновації, а також на мінливі потреби бізнесу. Вибір рішень можливий залежно від розміру й складності конкретного бізнесу та інформаційних потреб керівництва.

 

8. Чи може ваш поточний постачальник послуг з розрахунку заробітної плати покрити ваші цілі й масштаби, а також виявити і проконсультувати з питань, не пов'язаних із заробітною платою, включно з можливими податковими наслідками для підприємця через зміни в законодавстві?

Заробітна плата часто є природною відправною точкою, коли підприємства передають частину своїх фінансових функцій на аутсорсинг. Одна з причин полягає в тому, що це високоспеціалізована сфера, де малий бізнес може сильно залежати від ключових працівників. Це також сфера поточних змін. Наприклад, під час спалаху COVID-19 ми спостерігали часті зміни в державній політиці і пакетах підтримки, часто зі складними і докладними правилами, які потрібно було освоювати. Бути в курсі всіх таких змін — велике завдання для всіх, крім найбільш великих внутрішніх команд.

З глобальної точки зору багато компаній звертаються по допомогу до консультантів щодо заробітної плати, в яких є досвід управління логістикою й дотримання місцевих нормативних вимог, що виникають при управлінні заробітною платою в декількох країнах або регіонах.

 

Про керівний принцип Rethink від BDO

 

 

В аутсорсингових постачальників послуг, таких як BDO, є не тільки висококваліфіковані фахівці із заробітної плати, які можуть взяти на себе це навантаження. У нас також є фахівці з податків до фонду заробітної плати, які можуть зрозуміти правові й нормативні кодекси і гарантувати, що клієнти максимально використовують наявні в них можливості. Ми можемо впоратися з міжнародними чинниками, такими як міжнародні поїздки менеджерів і правила, що стосуються директорів-нерезидентів. Наш досвід виходить за рамки питань заробітної плати й охоплює інші спеціалізовані сфери, такі як ризики ПДВ та пільги на дослідження й розроблення.

Якщо ви переосмислюєте майбутнє бізнесу, ви можете розглянути можливість підвищення стійкості за рахунок аутсорсингу деяких або всіх фінансових функцій, або обговорити будь-які питання, висвітлені в цій статті. Для цього, будь ласка, зв'яжіться з нами або вашим представником BDO.

У найближчі місяці ми будемо публікувати додаткову інформацію з питань, що впливають на роботу фінансових команд, які зіткнулися з трансформацією та змінами.


Наша команда Бізнес-послуг і аутсорсингу допомагає фінансовим лідерам нарощувати стійкість у рамках своєї фінансової функції за допомогою багаторічного досвіду підтримки бізнесу для масштабування й професіоналізації.

Просто для ознайомлення і обговорення доступних варіантів із членом нашої команди, вам необхідно зв'язатися з нами, і ми погодимо відповідний час:

 

НАПИШІТЬ НАМ

 

ВІДВІДАЙТЕ ХАБ

 

Джерело BDO United Kingdom