Фінансові та бухгалтерські команди знають, що підвищення ефективності процесів необхідне для того, щоби йти в ногу з автоматизацією ділових операцій, що зростає. Ймовірно, вони стали свідками того, як штучний інтелект (AI), машинне навчання, роботизована автоматизація процесів (RPA), чат-боти та інші форми автоматизації призвели до різкого зростання продуктивності в інших сферах діяльності їхньої фірми.
Всупереч визнанню потенційних вигод, зберігається безліч неправильних уявлень про автоматизацію, що заважає вашій команді впроваджувати новітні технології автоматизації для розширення ресурсів і можливостей своїх бухгалтерських та фінансових служб.
У цій статті ми виявимо (і розвіємо) деякі з найпоширеніших міфів про впровадження інструментів технології обліку, що підтримують автоматизацію. Ми пояснюємо, як керовані власниками підприємства, за допомогою великих багатонаціональних груп, можуть використовувати цілу низку економічно ефективних інструментів автоматизації не тільки для підвищення продуктивності, але й з метою підвищення точності та прямого позитивного впливу на кінцевий результат.
МІФ 1: Впровадження автоматизації — процес повільний, громіздкий і витратний
Не так давно автоматизація бухгалтерських процесів, зазвичай, вимагала створення власних комплексних програмних систем і додатків. Це копітке завдання, яке було непомірно дорогим для всіх компаній, крім тих, що забезпечені ресурсами.
Але нинішній ринок технологій пропонує широкий спектр порівняно недорогих інструментів і додатків, які можуть інтегруватися в / об'єднуватися із застарілими або хмарними системами обліку.
Наприклад, додатки оптичного розпізнавання символів (OCR) перетворюють текст на зображенні в редаговані та доступні для пошуку дані й можуть використовуватися для автоматизації процесу ідентифікації, вилучення, кодування та маршрутизації рахунків постачальників. Для фінансового менеджера використання автоматизації для підвищення ефективності — це переважно, питання визначення того, який додаток має найбільший сенс для ваших цілей, а потім — налаштування її відповідно до вашого робочого процесу.
Питання: Чи впевнені ви, що ваш теперішній пакет фінансових та бухгалтерських технологій повністю оптимізований і відповідає своєму призначенню?
МІФ 2: Основна мета автоматизації — скорочення чисельності персоналу
Хоча автоматизація у деяких випадках може скоротити витрати на персонал, можливо, найвагоміша причина для автоматизації частини вашої фінансової й бухгалтерської служби полягає в поліпшенні узгодженості та ефективності вашої діяльності.
Коли процеси виконуються людьми, зазвичай, є компроміс між точністю і швидкістю, оскільки подвійна перевірка результатів вимагає часу. Автоматизація може повністю усунути людську похибку, одночасно поліпшуючи точність і збільшуючи швидкість. Це поєднання може бути особливо цінним для організацій, що швидко зростають, яким необхідно розширити свій бухгалтерський і фінансовий контроль для підтримки розширення своїх основних бізнес-операцій.
Дозволяючи технології хмарного обліку виконувати трудомісткі ручні завдання, такі як, введення даних або сканування рахунків-фактур, ви вивільните час своїх команд для роботи над додатковими завданнями, які можуть підтримати бізнес.
Питання: Чи виграє ваш бізнес від проведення аналізу процесів і часу для виявлення вузьких місць у виробництві управлінської та фінансової інформації?
МІФ 3: Автоматизація — це пропозиція «все або нічого»
Фінансові та бухгалтерські команди не мають робити подвійний вибір між оновленням усього відразу або повною відмовою від переваг автоматизації. Натомість ви можете оновити свої бізнес-процеси вибірково або з плином часу й розставити пріоритети для тих процесів, які найкращим чином відповідають вашим конкретним цілям. Автоматизація навіть невеликої кількості кроків у високоефективному процесі, може призвести до значного підвищення ефективності, але правильні процеси відновлення насамперед будуть залежати від поточних пріоритетів вашої команди й від ваших конкретних больових точок.
Наприклад, велика фінансова служба допоміжного офісу, орієнтована на зниження витрат, може встановлювати пріоритети щодо завдань, що вимагають значної кількості людино-годин, у той час, як менша служба, що відповідає за точність, може захотіти оновити процеси, які використовуються для створення найбільш важливих фінансових звітів.
Питання: Чи провели ви аналіз доступних технологій хмарного обліку в контексті ваших конкретних бізнес-вимог?
МІФ 4: Технологія автоматизації усуває людський чинник
Хоча технологія може взяти на себе більшу частину повторюваної роботи з виконання процесу, підприємству, звичайно, усе ще потрібен внесок бухгалтерської та фінансової команди. Головне, щоб вони зосередилися на важливіших завданнях, які не під силу технологіям, таких як моніторинг процесів, усунення виключень або, можливо, пошук додаткових способів підвищення ефективності.
Деяким працівникам може знадобитися навчання, щоб найкращим чином орієнтуватися у фінансовій трансформації — сфері, у якій ви можете звернутися за підтримкою до своїх консультантів. Адже, який сенс у створенні точної управлінської інформації без ідей і коментарів, які додають цінність? Як і в разі будь-яких організаційних змін, продуманий план управління змінами може допомогти забезпечити успішний перехід до автоматизації. Ваш план має містити чітку інформацію про причини змін, про те, що станеться, коли і як це вплине на працівників.
Питання: З огляду на навчання, чи розглядали ви можливість використання досвіду ваших консультантів у сфері фінансових та бухгалтерських технологій для підтримки вашої фінансової команди в повному використанні нових систем і процесів?
МІФ 5: Все, що може бути автоматизовано, має бути автоматизовано
Майже всі ручні процеси можуть бути певною мірою автоматизовані, але розумні рішення про те, що модернізувати, зажадають ретельного порівняння відносних витрат і вигод. Наприклад, якщо у ваших рахунках часто немає кодів постачальників, ручне введення, необхідне для усунення всіх прапорців, встановлених вашим інструментом розпізнавання, може частково або повністю компенсувати будь-яку потенційну економію часу.
Однак майте на увазі, що автоматизація одного високоефективного завдання, навіть з великою кількістю винятків, — може привести до підвищення ефективності на кількох залежних етапах процесу, що призведе до загальної вигоди, яка набагато переважить витрати. Ось чому ваш аналіз витрат і вигод має враховувати всі ефекти автоматизації цього етапу, включно з тими, які виникають у наступних процесах.
Питання: Проведення ретельного аналізу витрат і вигод може зайняти багато часу. Чому б не використати навички та знання ваших консультантів, які можуть використовувати досвід впровадження технологій?
МІФ 6: Автоматизація — це складний і гіпотетичний процес
Такі терміни, як AI та машинне навчання, можуть здатися модними слівцями, які не застосовні до вашого бізнесу. Інструменти автоматизації, незалежно від того, що вони називають, призначені для того, щоб дати вам більше контролю — не менше— над вашими бухгалтерськими та фінансовими функціями, що дозволяє вам вибірково делегувати певні завдання. Ви самі вирішуєте, що і в якому обсязі автоматизувати — від введення й обслуговування базових даних до реорганізації процесу формування складних звітів.
У результаті автоматизація дає змогу значно підвищити швидкість і ефективність бухгалтерської роботи, не вимагаючи внесення змін до бізнес-процесів. Наприклад, автоматизація кроків, що представляють передачу даних між дискретними додатками, може дати змогу застарілим додаткам обмінюватися даними, створюючи інтегровану систему з наявних програмних засобів.
Питання: Чи спирається ваша фінансова й бухгалтерська служба на застарілі або спеціалізовані системи? Як ви себе почуваєте, коли знаєте про технологічні інструменти, які можуть зв'язати або, у деяких випадках, замінити ваші застарілі системи?
МІФ 7: Автоматизація актуальна тільки для великих корпорацій або фінансових служб з великими бюджетами
Оскільки ви можете економічно ефективно автоматизувати тільки один або кілька кроків, навіть підприємства з обмеженим бюджетом можуть стратегічно використовувати автоматизацію для підвищення ефективності.
Хоча найкращий підхід до автоматизації може відрізнятися для кожного бізнесу, розумний план високого рівня має містити такі кроки:
- Розумійте й документуйте свої поточні бізнес-процеси, крок за кроком і клік за кліком
- Моделюйте потік даних через ваші поточні технологічні системи
- Визначте і виберіть правильний(-і) інструмент(-и) автоматизації
- Впровадьте план управління організаційними змінами, що містить перепідготовку та комунікацію працівників
Питання: Коли ви востаннє використовували досвід своїх консультантів для підтримки розробки плану впровадження?
Наша команда Бізнес-послуг і аутсорсингу допомагає зрозуміти технологічне середовище фінансових і бухгалтерських служб і надає всебічний аналіз витрат і вигід та практичне керівництво.
Наша мета полягає в тому, щоби ви могли впевнено визначити правильні інструменти й процеси для оптимізації ваших бухгалтерських і фінансових операцій.
Щоб поспілкуватися з членом нашої команди й організувати обговорення доступних варіантів без будь-яких зобов'язань, зв'яжіться з нами, і ми призначимо відповідний час для обговорення ваших вимог.
Щоб замовити безкоштовну консультацію, залиште свої дані нижче, і ми призначимо відповідний час для обговорення ваших вимог.
Джерело BDO United Kingdom