Десятиліття інновацій трансформували фінансовий відділ з підходу до обробки транзакцій до підходу стратегічного фінансового управління. Але навіть попри цей прогрес, неприбуткові організації працюють у дедалі складнішому середовищі, яке вимагає від них балансу між рутинними та новими завданнями, а також більшим обсягом інформації.
Коли в організації, фінансова команда якої працює на повну потужність, піднімають тему ефективності, нерідко можна почути, що компанія вже використовує сучасні технології і, можливо, немає сенсу в додаткових інноваціях. Однак, поставивши кілька запитань, можна з'ясувати, чи дійсно впроваджені інструменти трансформують роботу, чи вони просто замінили ручні процеси на електронні.
Плутанина між «електронним» та «інноваційним»
Внаслідок подій останніх років більшість фінансових команд були змушені перейти до роботи у віртуальному режимі. Зрозуміло, що багато з них не змогли розробити стратегічний план до переходу і просто відтворили ручний робочий процес, додавши до нього електронний компонент, наприклад, електронну пошту або інший безпаперовий варіант. Багато із цих робочих процесів існують і сьогодні, але представляють собою заплутані обхідні шляхи для виконання типових завдань, таких як:
- Надсилання рахунків-фактур постачальників електронною поштою у вигляді вкладень до повідомлення, із зазначенням підтвердження в тексті електронного листа; а потім збереження електронного листа у форматі PDF, як супровідної документації та ручне введення даних з рахунків-фактур для обробки платежів.
- Заповнення табелів обліку робочого часу за допомогою електронних таблиць, які потім переглядаються в ручному режимі, виправляються і формуються для ручного введення даних у систему розрахунку заробітної плати для обробки.
- Використання спільних електронних папок для зберігання відсканованих квитанцій з банківських карток для ручної звірки за допомогою електронної таблиці наприкінці місяця.
Спільним для всіх цих прикладів є те, що вони замінюють паперові носії, які використовуються в процесі документообігу, на електронні файли. Але ці перетворення насправді не вносять жодних реальних змін у робочий процес або інноваційні технології, розроблені та налаштовані для підтримки робочого процесу. Насправді, такі процеси можуть бути менш ефективними і менш результативними, особливо в умовах великих обсягів роботи.
Справжні інновації
Існує велика кількість дійсно інноваційних технологічних рішень, які підвищують ефективність і результативність роботи фінансової команди. Такі прості рішення можуть допомогти у вирішенні наведених вище прикладів:
- Використання одного з багатьох електронних інструментів управління кредиторською заборгованістю (КЗ), які дають змогу здійснювати електронну маршрутизацію рахунків-фактур на основі визначеного в організації робочого процесу затвердження, спрощують електронне кодування, яке синхронізується з головною книгою, а також має опцію мобільного застосунку. Ці інструменти також полегшують електронні платежі постачальникам без необхідності ручного введення даних, яке забирає багато часу.
- Впровадження електронних табелів обліку робочого часу, які працюють разом з технологією обробки заробітної плати у вашій організації, усувають можливість появи математичних помилок, спрощують відстеження оплачуваної відпустки та забезпечують синхронізацію для обробки заробітної плати без ручного вводу даних.
- Розгляд системи управління витратами з функцією мобільного застосунку. Подібно до рішень AP, ці інструменти дають змогу власникам банківських карток фотографувати чеки та іншу супровідну документацію, кодувати та затверджувати їх у застосунку, а також спрощують звірку даних наприкінці місяця. Системи управління витратами також призначені для автоматизації відшкодування витрат співробітників у подібний спосіб.
Крім електронних рахунків, табелів обліку робочого часу та контролю за банківськими картками, існують й інші поширені напрями для інновацій:
- Автоматизована фінансова звітність, — включно з бюджетними та фактичними даними, інформаційними панелями та прогнозуванням, — зменшує необхідність завантажувати дані в електронну таблицю для ручного створення звітів.
- Системні інтеграції, завдяки яким інформація, зокрема, про доходи від розробок, баланси запасів або дані про депозити, автоматично оновлюється в головній книзі, а не вноситься в ручному форматі.
- Розподіл витрат, який автоматично розраховується на основі заданих параметрів для уникнення трудомістких розрахунків.
- Системи маршрутизації та зберігання документів, призначені для циркуляції важливих матеріалів, зокрема грантових угод, інформації для грантових звітів і контрактів з постачальниками, для внутрішнього затвердження та зберігання кінцевих версій в центральному сховищі.
Починаючи оцінювати, які інструменти можуть підвищити ефективність роботи, варто спочатку зосередитися на найбільш трудомістких для фінансової команди ділянках, а також враховувати, як команда витрачатиме час, якщо її можливості будуть розширені. Це лише декілька з найпоширеніших сфер для інновацій, і, безумовно, сьогодні немає ніякої обмеженості в технологічних рішеннях, доступних на ринку. BDO може допомогти організаціям оцінити потреби фінансової команди в інноваціях, включно з можливостями для технологічних нововведень, а також допомогти з їхнім впровадженням і внутрішнім навчанням.
Джерело: BDO United States